Excelの関数で作る検索のしくみです。これから、関数を使って、自分の仕事に便利に使える道具を用意したいと考える方のために、関数それぞれの説明を入れましたので、この組立書で、検索抽出のしくみを作れます。組立書がそのまま備忘録になりますが、この組立書を参考にして、実際に作る、独自の組立書を備えておけば、他の人も利用できる、よりユニークな組立書になってくれるでしょう。
検索には、A：検索値と一致するもの、B：検索値を含むもの、そして、その両者を満たすものというようにいくつかの条件組み合わせで調べる方法があります。これまでの関数の利用する方法と、新しい関数を使う方法の両方について、しくみを組立てる方法を解説します。どの業務でも必要とされる検索のしくみを、自分独自のしくみとして組み立てることで、関数の使い方の知見を増やし、他のしくみを作る素地にして下さい。
できる限り多くの関数を紹介し、関数とは何かについても案内をいれています。また、データソースの取込みにパワークエリーを利用する方法についても触れる、アナタのユニークなしくみ作りのためのExcel組立書です。
【内容・値段】
・P.140、PDF Eブック
・Excelファイル（xlsx）同時ダウンロード
・対象バージョン
：Excel 2016、Excel 2021/Microsoft 365
・価格： 990円（税込み）
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自分の仕事を助けるしくみを、自分で作ることで関数を習得
Excelの先生になるために学ぶというのでなく、自分の仕事を助ける、便利な道具としてExcelを使う人にとっては、自分で、実際に、望むしくみを作って、使ってみて、改良するという方法が、最もモチベーションが高まる方法になると体験から感じます。
しくみを作ろうと思えば、何のために作るのかという目的、データの流れはどうするかというデータフローについて思いを巡らせることになります。それらを、Excelの機能や関数の組み合わせと照らし合わせるということは、業務そのものと、Excelの使い方を同時に振り返る良い機会となり、実務にふさわしい、ユニークなしくみの完成度を高めてくれます。
仕事のためのExcelや関数の使い方を知ろうとすることと、Excelを利用することを通して仕事の中身や流れを繰り返し確認するということで、自然に、目的や今しようとすることを複数の視点で見つめ直すことになります。
例えば、Excelの検索のしくみが、お客さんの問い合わせ対応のためなのか、請求書明細制作のためなのかによっては、項目名、抽出データ数、抽出の方法に違いがでてきますし、元になるデータは既にあるデータだけなのか、日々更新、追加されるデータを元に検索するのかによっては、元データの取り込み方を工夫したくなります。自分の仕事に、より適したユニークなしくみを、自分で組立てるのですから、自由に、そして、最初から完全を求めずに、してみて、具合が悪ければ、修正したり、他にいくつかのしくみも作ればいいと、緩やかに考えてしくみを作ってみることです。
しくみを作るということは、仕事の流れを反芻することです。そして、Excelの関数やパワーポイントなどデータベース運用について考えるということでもあります。繰り返せば、当然、仕事とExcelの両方に習熟します。習熟具合によって、しくみを作り変え、自分の仕事に、より相応しい、より良いしくみに改良します。仕事やExcelの知見が更新され、使った結果から改めて改善するという流れは、一種のPDCAを連想させます。何のためのPDCAなのか、どうしてExcelや関数をもっと使いたいのか、そもそもの目的、構想をと直せば、日ごろはあまりわざわざ口にはしない当然のこと、自分の成長のため、スキルアップし、より広く、深くものをみつめられるようにするためなどという文言が思い浮かぶはずです。実際に使う道具を作るということが、自分のモチベーションを維持し、高め、ものの見方や考え方も整理、整頓する助けになることを、Excelを通して感ずることができるでしょう。
Excel組立書をExcelスキル標準として利用
しくみの組立書を常備することで、しくみそのものを継続的に利用、運用する基礎をハッキリさせることができます。そのしくみに使われる関数やExcelの機能など、それらを理解し、使えるようになることが、そのチームでの、Excelスキル標準レベルと理解されれば、まずは、その標準レベルの習得に集中することが求められていることが明確になり、改善とは、その標準を越えるものであると、誰でも意識できるようになります。今でも、まだ、何となくOJTを繰り返すなら、スタート地点、期待される技術や知見などを、言葉などでハッキリとさせることで、ヤル気をいかに刺激できるか試してみて下さい。具体的な目標、そのやり方が分かれば、ヤル気は自然に湧いてくるものです。
Excel組立書がOJT、引継を助ける
Excel組立書があれば、まずは、その書を読んで、具体的なしくみを知るということが、OJTのひとつになります。自分の仕事に直接関わる教材のような意味合いで組立書を利用できます。
そして、組立書が常備されることで、Excelのしくみ引き継ぎという、曖昧になりやすい知見が、いつでも参照できる、具体的な形で保持されることになります。Excelの技量も属人的なものとされるひとつですが、人の努力や性格に依存するという従前の考え方を改め、目に見える形での共通意識、共通技量とすることで、対話の内容が、より実践的で、実効的なものになります。問合せに手際よく回答するというだけでなく、何を話すのか、何を提案するのか、相手の気付いていない本当に必要される情報を提供することができるのかなど、発想や意識が、より発展するわけです。新たな気づきがあれば、そのための、また、新しい道具を用意するというように好循環が定着させられれば、何にでも対応していけるという自信のようなもの、いえ、一種の覚悟を持てるようになります。
この「曖昧な複数の条件で検索・抽出するExcelの組立書」は、仕事に実効性があるだろうと思われる、検索というExcelのしくみ作りを通して、関数や、Excelの関連機能の使い方を、まとめて紹介するとともに、Excel標準書、Excel OJT、Excel引継ぎ書となり得る、Excel組立書のひとつの例となります。
アイプロモティストは、Excel組立書の制作についての相談を承ります。
