業務や経営のためのExcel個人レッスン：Excel活用プロモーティング

Excelを、もっと自分の実務や業務に活用したいと考える人のための、Excel活用プロモーティング、Excel個人レッスンです。

Excel活用プロモーティングは、架空の例題などを使うのでなく、アナタの業務や経営そのものを対象に、アナタの実務の必要に合わせて、Excelの関数、パワークエリー、パワーピボットなど、Excelの活用方法を学ぶ、いわば、ビジネスExcel個人レッスンです。

アイプロモティストが、海外赴任において、Excelを利用して多通貨簿記データベースを制作運用した経緯や、これまで関わってきた業界の、営業、経理、仕入など各職種実務で取り組んだ、Excel利用例などを元に、記録や報告、定型文書作成、そして、データ検索抽出などのExcel活用方法を一緒に考え、Excelだけでなく、Word、Powerpointなど他のデジタルの道具との連携も視野に入れて、アナタの業務や経営を助ける、Excelのしくみ、利用方法などを工夫、習得する後押しを致します。

Excelレッスンと言えば、Excelの勉強、学習ということになるわけですが、Excelの資格を取得しようとするのでなく、仕事に、より良くExcelを活用したいという場合には、Excelの勉強というよりは、Excelの活用方法を習得したいという方が、自分の例としても、もっと実態に合うと思うことがあります。また、例えば、外国語の習得は、基礎を理解した上で、実際に話し、聞き、それを、反復することが、身に付ける実践的な方法となりますが、それは、外国語を学習するというよりは、訓練する、あるいは、利用するというように、実際にしたり、使ってみることが習得の方法になることがわかります。Excelの使い方の習得も同様で、実際に、自分の関わる業務や経営のため、Excelというデジタルの道具の利用方法を試し、結果を自身で確認し、より利便性の高いものに修正するという繰り返しが、Excelという道具の活用方法を身に付ける実践的なあり方になると考えています。簡単な例を引いて、どういうことか見てみましょう。

アナタの業務の目的に合わせたExcel活用方法習得と個人レッスン

会社の規模や業種に関わらず、どの会社でも売上管理が行われています。ここでは、ランダムに生成したデータですが、以下のような、1月に、65個の個人販売レコードを持つデータを考えてみます。月次販売明細、１月売上一覧、販売実績表などなど、呼び方は会社によってまちまちですが、このデータのような売上明細を対象に、立ち位置や職種、あるいは、目的などの違いによって、データの集計や取扱い方が異なってきます。

商品別売上集計のExcel利用例

ある人は、商品別売上集計を行う際、このデータ全部を別のシートにコピペし、行の挿入、移動、削除などを繰り返しながら、商品ごとにレコードを並び替え、SUM関数、総計を足し算の計算式で集計しています。慣れているかどうかや、マウスの操作かショートカット操作かの違いなどによって作業時間は変わりますが、こういう手作業は、大雑把に言って、だいたい半日仕事（３時間程度）になります。

Excelの使い方はいろいろとありますが、例えば、１行ずつ並び替えるためには、フィルター機能を使うことで、商品の項目を昇順にするという作業だけで、並び替えには１分もかからなくなります。

そうして、商品ごとに並び替えた後で、行を挿入してSUM合計、数式合計で先の例のような一覧形式にするのは、やり方が分かりさえすれば、初めてでも30分はかからないでしょうし、慣れれば、数分で完了できるようになります。

また、もし、実務として必要とされる明細が、商品ごとの売上集計や売上数と売上額の集計だけであるとするなら、SUMIF関数を使うことで、数十個のレコードであろうと、数百、数千個のレコードでも、数分で下図のように集計することができます。

あるいは、ピボットテーブルを利用することも考えられます。

上図は、ピボットテーブルフィールドと、その結果を並べた画像ですが、ピボットテーブルフィールドの行項目、列項目を変えることで、上図の商品別日付別の表を、日付別商品別に並び替えたり、住所別の項目を加えて閲覧することもできます。元データが、数百行、千行と大きい場合でも、数分でピボットテーブルを作成できるようになるでしょう。

以上のように、SUM関数、フィルター機能、ピボットテーブルなど、既に知っている人にとっては当然のことに過ぎない内容ですが、業務の属人化は良くないと言われるようになって久しくなる現在でも、Excelや語学などの習得は、あくまで属人的なものとして、職場内で教え合うということがあまり見られません。数十年前、PCというものがオフィスに置かれ始め、Windowsが固有名詞として使われるようになり、誰もがExcelという新しいアプリケーションを学び始めた頃は、事務所内で、関数の使い方などを教え合うことが少なくなかったように記憶しますが、今は、なぜか、同じ職場の社員間で、簡単なことですら、Excelの使い方や関数を教え合うという風潮がなくなってしまったように感じます。恥ずかしさがあるのか、また、遠慮があるのか、気楽に教え合うという風潮がないなら、そういう場を提供したいというのが、当Excel個人レッスン、Excel活用プロモーティングの趣旨になります。

曖昧な条件でデータを検索・抽出する場合のExcel活用例

売上集計ということでなく、問合せ対応や確認などのために同じデータを利用したい人があります。「1月に売り上げた、やま〇〇さんだか、〇〇やまさんというお客さんのデータは？」というような社内外からの問合せがあれば、ひと月の伝票をめくって調べるというのが以前の姿です。そういう曖昧な条件検索の場合でもExcelでデータを抽出できます。

上図は、検索欄に、分かる情報の「やま」だけを入力して検索している例です。このデータ例では、65件のレコードですが、数百・数千行のレコードデータであっても同じように、検索できるようになります。あるいは、「大阪市で、名前の一部が「こ」の人の売上レコードを調べるなら、下図のように、分かっている情報をそのまま入力するだけで、該当レコードが抽出されます。

この例で利用するのは、IF、SEARCH、COUNTIF、MATCH、INDEX関数などです。65枚の伝票ならまだめくる気もおきますが、数百枚の伝票となると今時、一枚一枚めくって確認するなどということは論外になってきます。伝票をめくるのと、Excelで検索抽出するのとでは、手間の時間にどれほどの差があるか想像できると思います。データを検索、抽出するしくみとともに、蓄積するデータの形式に、いささか気を付ける必要があります。

Excelは元はと言えば、表計算ソフトという名前のように、縦横集計表を作るアプリケーションとして現れたのですが、この例のように、ITの専門家でなくても、関数などを利用することによって、データベース検索、抽出の道具としても利用することができます。初めて知る人にとっては、Excel活用の可能性を感じる大きなきっかけになってくれるはずです。

感じ、考えるようにデータ活用する場合のExcel利用例

実績記録に基づいて、報告、連絡する、または、調べる場合などに考えられるExcel活用例をご覧いただきましたが、これからどう行動するのかを感じ、考えるためにも、Excelを利用することができます。

輸入品の原価計算のように、いささかややこしい経費計算を、その都度計算しなければならない人があります。予め所与の条件となるものを整理し、計算式を用意すれば、工場のCFR、FOB価格、コンテナ積載数量などを入力するだけで、1個当たりの日本円単価を比較し、それに伴って提案方法や内容などを思考する資料をすぐに用意することができます。

下図は、黒文字の部分に、関数などの計算式が入力され、青文字に都度、検討したい情報を入力することで、それぞれの日本円単価が、すぐに比較できる表の例です。

また、入荷してほしい日や週が確定になった場合、生産工場との打ち合わせに何度も資料を作成し直す場合がありますが、関数などで数式を入力しておけば、入荷予定日の変更を入力するだけで、カレンダー上の生産日数、期待される生産数量などを、即再計算、表示させるしくみをExcelで制作できます。

下図は、上の段の「週別生産予定概要」にある、ETA、ETDを入力するだけで、生産が必要となる週を表示し、それに合わせて、中段以下、週別の生産日数、週別の必要生産数を自動表示するようにした例です。

このようなしくみは、自社内仕掛品生産や管理にも利用することができます。

経営管理の場合、Excel、Power Queryによる、経営データの視覚化とExcelのインタラクティブな利用方法はとても有意義なものと実感します。

1月のデータから、報告、連絡、相談するための資料作成するというのは、会議などその時限りの資料になってしまうことが少なくありません。必要であれば、当然果たされるべき作業、業務ではあるのですが、蓄積されたデータを、いつでも、誰でも、望む形で参照できるように、データ全体をまとめておけば、一度限りの資料を作成するということでなく、新しいデータを追加するだけで、最新の情報や必要なデータを得られるようになります。

ExcelのPower Queryを利用し、会社やチームが必要とする定型情報をピボットテーブルや数式などで用意することで、上図のように、月の売上や粗利益一覧、得意先別商品別売上一覧などを、いくつかのボタンをクリックするだけで、すぐに閲覧できるようになります。表示されるデータをコピペすれば、独立したデータとして、その時のアジェンダやポイントを書き込みするなどして、Excel、Word、Powerpointなどで利用することができますし、グラフなどによる視覚化は、数値を「読む」より早く対応方法を想像、感じさせる効果があります。

情報を見えるようにすると、データを使えるようになります。使えるということは動けるということです。象徴的、抽象的な考えを動くことで具体化することで、何かしらの結果とそこに実感が生まれます。データを元に動けば全てがうまくいくとは、必ずしも言い切れないのは残念なことですが、データを活用して、具体的に動ける、動くということは、その時点での合理的な理解に基づく行動と言えるはずです。

Excelというデジタルの道具を活用することで、アナログとしての行動の判断を行い、具体的な行動そのものとその結果から、やはり、アナログとしてのモチベーションやチャレンジ、そして、スキルなどをアップさせる機会を捉える・・・Excelを、そういうビジネス／ジョブフローを支える道具として利用することができます。

Excelビジネス活用個人レッスン／Excel活用プロモーティング

Excelを、アナタ個人の業務や経営をより円滑に進めるためのデジタルの道具として、もっと活用したいと考える方のための個人レッスンです。

マーケティングの世界で、セオドア・レビット教授が、「お客さんの欲しいのはドリルではなく、ドリルで開ける穴である」ということを啓蒙しています。私が1990年代の中ごろに、当時まだ高価だったPCとExcelを自腹で購入したのは、PCを使えるようになれば恰好イイだろうというウォンツもないわけではなかったのですが、それよりも、徹夜を繰り返したり、毎日終電で帰るということを一刻も早く終えなければならないという喫緊のニーズがあったことが強い動機となっていました。それまでは電卓をいかに早く、正確に叩けるかが仕事の条件のひとつであったのですから、考えてみれば、それは、穴をキリで一生懸命に開けようとしていたのが、ドリルという文明の利器の活用に目覚めた瞬間であったと言えます。必要なのは「穴」であり、そのための仕事が大いに効率化されるわけですが、同時に、他のこと、つまり、会社やチーム全体として、いかに目指す姿を実現するのかという、「穴」そのものや、何のための「穴」なのかについて、もっと考えられる機会を作ってくれるようになりました。

Excelを、海外で多通貨簿記データベースとして活用したのも、紹介したような輸入品原価計算や必要な生産予定を考案するための道具を作ったのも、必要に基づくとともに、その業務をもっと考える時間を持つからこそできたこととふり返ることができます。基幹システムの財務会計データから、社内管理会計のための、変動損益計算を行うということも、今のExcelはとても使い易い道具となってくれます。デジタルのExcelを活用し、アナログの世界を望む方向へ変化させる、そういう視点も、Excel個人レッスンで提供致したいと思います。

Excel個人レッスン（Excel活用プロモーティング）の概要

Excelビジネス活用個人レッスンでは、アナタの業務や経営で必要される資料やデータを課題としてExcelの関数、ピボットテーブルなどの使い方を習得して頂く教室です。マクロ、VBAは扱いません。基本的に、100％クラウド上でのやりとりとなります。概要は以下のような流れとなります。

連絡先

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あとがき

ビジネスのためのExcel個人レッスンですが、Excelの資料をExcelだけで利用するというだけでなく、Word、Powerpointなど他のアプリケーションと連携することも、機会があれば、一緒に考案したいと思います。

長文、お読み頂きどうもありがとうございました。深く、陣中お見舞い申し上げます。