Excel外貨記帳簿記データベース：概要

小企業の中には、外貨取引が多い会社もあります。取引は専ら米ドル建てで行い、日本の企業であれば、日本円の会計記帳を行います。また、小企業でも、「空洞化」に対応するというだけでなく、積極果敢に海外拠点を設立する会社があります。現地法人から見れば、日本への輸出取引となり、米ドル取引、あるいは、日本円取引を行うことになり、当地の会計通貨とは異なる、外貨取引記帳をすることになります。

外貨取引の場合、会計通貨に換算された値を記帳するのが、一般的な方法になります。しかしながら、外貨取引が多い会社では、それはとても煩雑で、会計報告のためだけの仕事になります。日本円会計でも、実際の取引値である米ドルの値で入力する、海外の通貨での会計でも、実際の取引通貨値のまま日本円で入金する、というように、ありのままを記帳するしくみの方が、実務としては、会計の集計値を利用しやすくなります。

ここで紹介するExcel外貨記帳簿記データベースは、新しい、Microsoft 365 ExcelやExcel 2021、関数、パワークエリ、パワーピボットなどExcelの標準機能で作ります。会計やITの専門家ではない、一般の実務者が発想しましたので、一般的な簿記にはない「通貨」という値を項目のひとつに使います。どの通貨建てであろうと、実際の取引通貨の値のまま記帳し、通貨別でも参照、利用できるようにしながら、会計通貨としての簿記集計も行う、そんな記帳データベースです。筆者の体験をもとにしているので、ルピア会計の作例となりますが、項目名や数式の値を、お使いの会計通貨に合わせて修正すれば、日本円会計や米ドル会計など、他の通貨建て会計でも利用できます。

Excel外貨取引簿記データベースと繰り返し表記するには、いささか長い文言なので、以降、簡単に「EFCB」と略して記すことにします。(Excel Foreign-Currency Book-keeping Data Base)

今回は、EFCBの概要について記します。

EFCBの全体

制作例、EFCBのxlsxファイルに、下図のように、いくつかのシートを作ることになります。

シートの種類は、大きく5つに分けられます。

マスターデータシート

仕訳シートに作られる数式から参照される、元になるデータが収められます。

• 科目           勘定科目表
• レート        本書例では、月別の、対外貨ルピア為替レート
• 期首           期首残高一覧表

仕訳シート

仕訳を入力するシート。仕訳入力は、実際にあった取引通貨種と値を、そのまま入力します。

元帳データシート

元帳データを集計するシートです。会計通貨であるルピアの「R」がついているシートが、財務会計用となる、ルピアに換算されたデータ、「R」がついていない方が、外貨別の元帳データ集計です。

• 元帳           取引通貨単位の元帳データ（通貨別）
• 元帳R        財務会計通貨（ルピア）の元帳データ

月別・日別合計残高データシート

月別合計残高の集計も、取引通貨値と会計通貨値の２種類用意します。現金と銀行の残高だけは、通貨別日別のシートを作り、通貨別の変動損益計画や資金繰り計画作成や管理の際に、すぐ利用できるデータを用意します。

• 通貨月別     通貨別、月別の合計残高データ
• 合計残高R  ルピア合計残高データ
• キャッシュ日別       通貨別日別、現金、銀行残高データ

レート調整データシート

EFCBでは、月別に社内の為替レートを設定して運用することになり、為替レートを変更する場合、外貨残高を新しいレートで計算し直し、修正仕訳を作る必要があります。修正の仕訳を手早く処理できるように、新旧為替レートの差額を集計し、すぐに参照できるシートを作ります。

シートの関係

マスターデータである基本シートを用意し、取引通貨の値で入力される仕訳を、関数によって財務会計の値に換算する数式を作り、パワークエリと、パワーピボットで、仕訳データを、元帳や合計残高などの形で集計するしくみです。更新ボタンをクリックすると、いつでも、取引通貨値と会計通貨値それぞれの、最新の集計を閲覧し、利用することができます。

また、為替レート変更の際は、月初めに外貨残高の調整仕訳を行う必要がありますが、レート調整シートに、必要な為替差益、差損の値を表示させ、で、手早く確認、調整仕訳を作れるようにします。