Excel外貨記帳簿記データベース：概要

　外貨取引の場合、会計通貨に換算した値を記帳するのが、一般的な方法なのですが、外貨取引が多いと、ひとつひとつの取引ごとに会計通貨に換算するのが、とても煩雑で、負担に感じられます。仕訳入帳する際は、外貨取引でも、外貨の値のまま入力して、外貨の値と会計報告のための値の両方を同時に計算してくれるしくみがあれば、その方が便利で、実際の取引の感覚のまま理解できる記帳になります。そういうしくみを、Excelで作ったが、Excel外貨記帳簿記データベースです。Microsoft 365 ExcelかExcel 2021の関数、パワークエリ、パワーピボットなど、Excelの標準機能で作ります。筆者の体験をもとにすので、ルピア会計の場合を作例としていますが、項目名や数式の一部を、ご自身の会計通貨に合わせて修正すれば、日本円会計や米ドル会計など、他の通貨建て会計でも利用できます。Excel外貨取引簿記データベースというのは、いささか長い文言なので、以降、簡単に「EFCB」と略して記します。(Excel Foreign-Currency Book-keeping Data Base)

EFCB概観

　下図は、記帳例の仕訳シートです。一般的な簿記、会計ソフトにはない「通貨」という項目を持ちます。「借」「貸」の値が取引通貨値で、「借R」「貸R」が会計のルピア値の値を意味します。実際の取引の値をそのまま記帳すると、レートシートにある、相応の為替レートで、会計通貨の値に換算し、取引通貨の値と一緒にデータを蓄積していきます。入力するのは、セル背景が白い部分だけで、背景が薄いグレー色になっている部分は、数式で計算結果などが自動で表示されるセルです。

　「通貨」種も仕訳記帳することで、下図のように、取引通貨種別、勘定科目別残高表、いわば、取引通貨別の元帳のようなデータを作成することができるようになります。作例では、会計通貨はルピアなので、財務会計用の元帳は、「元帳R」というように、ルピアの頭文字Rをつけたシートで表示させています。

　複数の外貨で取引を行うということは、銀行や売掛、買掛など、実際の残高が複数の通貨種で発生するということですが、一般的な会計方法では、会計通貨の値でしか記帳しないので、会計資料でオリジナルの通貨残高を知るには、都度、計算し直すか、または、別に取引オリジナルの通貨建ての副帳簿を用意して管理することになります。しかし、作例のように、仕訳時から通貨種を一緒にデータとして蓄積すれば、下図のような通貨種ごとの元帳のような残高表を、財務会計用の元帳と同時に運営、参照できるようになるため、実務の感覚で会計資料を参照、再利用できるようになり、通貨別の資金繰り管理、変動損益予実運営などにすぐ利用できます。

　作例のように、Excelでいくつかのシートを用意することになりますが、シートは、大きく5つの種類に分けられます。

マスターデータシート

　仕訳シートに作られる数式から参照される、元になるデータが収められます。

• 科目           勘定科目表
• レート        本書例では、月別の、対外貨ルピア為替レート
• 期首           期首残高一覧表

仕訳シート

　仕訳を入力するシート。仕訳入力は、実際にあった取引通貨種と値を、そのまま入力します。

元帳データシート

　元帳データを集計するシートです。会計通貨であるルピアの「R」がついているシートが、財務会計用となる、ルピアに換算されたデータ、「R」がついていない方が、外貨別の元帳データ集計です。

　制作例は、筆者の体験からインドネシアルピア会計の場合のEFCBになっていますが、日本円会計、米ドル会計などの場合には、これらを相応の分かりやすい文言に置き直してください。（数式の一部も修正する必要があります）

• 元帳           取引通貨単位の元帳データ（通貨別）
• 元帳R        財務会計通貨（ルピア）の元帳データ

月別・日別合計残高データシート

　月別合計残高の集計も、取引通貨値と会計通貨値の２種類用意します。現金と銀行の残高だけは、通貨別日別のシートを作り、通貨別の変動損益計画や資金繰り計画作成や管理の際に、すぐ利用できるデータを用意します。

• 通貨月別     通貨別、月別の合計残高データ
• 合計残高R  ルピア合計残高データ
• キャッシュ日別       通貨別日別、現金、銀行残高データ

レート調整データシート

　EFCBでは、月別に社内の為替レートを設定して運用することになり、為替レートを変更する場合、外貨残高を新しいレートで計算し直し、修正仕訳を作る必要があります。修正の仕訳を手早く処理できるように、新旧為替レートの差額を集計し、すぐに参照できるシートを作ります。

シートの関係

　マスターデータである基本シートを用意し、取引通貨の値で入力される仕訳を、関数によって財務会計の値に換算する数式を作り、パワークエリと、パワーピボットで、仕訳データを、元帳や合計残高などの形で集計するしくみです。更新ボタンをクリックすると、いつでも、取引通貨値と会計通貨値それぞれの、最新の集計を閲覧し、利用することができます。

　また、為替レート変更の際は、月初めに外貨残高の調整仕訳を行う必要がありますが、レート調整シートに、必要な為替差益、差損の値を表示させ、手早く確認、調整仕訳を作れるようにします。